O fundo bibliográfico está formado por uns 12.000 títulos de livros, folhetos e revistas. É o fundo que está em melhor estado e uma boa parte do mesmo catalogado de maneira básica num programa próprio que poderia servir para uma futura migração a outro programa. Estão catalogados uns 9.500 livros recolhendo autoria, título e matérias das obras junto com o ISBN naquelas obras mais recentes que dispõem deste número.

Os documentos de arquivo estão desordenados e foram fruto de várias mudanças polo que está por determinar o estado de organização no que se encontram, proceder ao seu inventário e estabelecer um quadro de classificação.

A obra pictórica não se encontra em bom estado de conservação ao ser depositadas ao longo do tempo em diferentes lugares sem as condições ótimas para a sua preservação, mas ainda assim é necessário realizar um inventário das mesmas e, das obras que não são da autoria do próprio Fontela Rodrigues. É necessário realizar as pesquisas que contribuam a conhecer o estado de conservação e a autoria das obras e a valorização das possíveis ações a acometer com a mesma devido a que a Fundação carece, polo menos neste momento, das possibilidades de conservação e mantimento desta coleção e procurara-se a viabilidade de oferta-la em depósito a outras instituições.

Finalidade do projeto:

A finalidade é conservar o acervo cultural da Família Fontenla permitindo valorizar este fundo com o objetivo de pôr a documentação em acesso público para recuperar uma parte oculta da nossa história que, como se explicitou na introdução, permite achegar conhecimento de factos importantes da historia, sociedade e cultura galega do século XX.

Uma vez avançadas as fases de descrição documental solicitara-se ser incluído nos arquivos e bibliotecas de especial interesse para Galiza.

Objetivos:

- Organizar, gestionar e manter a doação do fundo documental e museográfico da Família Fontenla.

- Achar aqueles documentos de especial interesse e conservação do fundo documental

- Conservar e preservar a documentação no seu conjunto

- Digitalizar os documentos de especial interesse

- Pôr a disposição do público a biblioteca e o arquivo da família.

Desenvolvimento:

Resumo dos processos necessários para acometer a gestão documental do depósito do espólio documental e museográfico da família Fontenla.

Fase 1: Inventário dos fundos de arquivo, biblioteca e museu: 

Em primeiro lugar consideramos imprescindível submeter todos os fundos a diferentes processos mas que genericamente incluem a limpeza, a organização básica para poder submetê-los posteriormente à sua gestão.

Biblioteca:

Organização prévia do fundo das revistas, retirando do fundo a tratar aqueles exemplares duplicados que serão oferecidos a outras instituições.

Catalogação de aqueles fundos que ainda não foram geridos dentro da aplicação própria com a que conta a nossa biblioteca.

Fundos aproximados a tratar: 3.000 livros e folhetos, 20 títulos de revista com mais de 100 números dos que muitos deles estão duplicados numerosas vezes.

Arquivo:

Inventario do fundo documental e ordenação em unidades de instalação de arquivo. Aproximadamente 30 metros lineais de documentação.

Museu:

Inventario dos quadros e outros objetos, fotografia dos mesmos e primeira achega à descrição dos mesmos. Aproximadamente 1.000 objetos.

Ofereceram-se as peças de museu a alguma instituição que as possa conservar.

Fase 2: Catalogação:

Catalogação dos fundos de biblioteca.

Catalogação das obras da biblioteca num Sistema de Gestão Bibliográfica no que se migrarão todos os dados da nossa biblioteca ao novo gestor.

Completara-se a descrição bibliográfica do fundo documental no novo programa que seguirá as normas de descrição bibliográfica normalizada em ISBD e MARC 21

Publicação do catálogo do novo SGB na Internet

Abertura dos fundos da biblioteca à consulta do público.

Classificação e Catalogação dos fundos de arquivo.

Criação do Quadro de Classificação dos fundos de arquivo

Descrição dos fundo de arquivo numa base de dados própria: seguindo no melhor possível as normas de descrição normalizadas de arquivos: ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISDIAH, recolhidas na  NOGADA, com a finalidade de poder migrá-lo no futuro a um sistema automatizado de gestão de arquivos.

Na descrição assinalaram-se aquelas obras que polo seu interesse podam ser submetidas numa seguinte fase a um processo de digitalização cumprindo estándares e normas que permitam que possam ser recompiladas polos sistemas de recompilação de metadatos mediante o protocolo OAI-PMH.

Abertura dos fundos do arquivo à consulta do público.

Fase 3: Migração base dados arquivo.

Migração da base de dados de arquivos a um gestor documental que cumpra os estándares da descrição arquivística.

Correção adaptação da descrição.

Publicação da descrição documental na Internet.

Fase 4: Digitalização

Digitalização dos fundos documentais importantes do fundo de arquivo cumprindo os requerimentos da European Data Model

Repositório que cumpra os requisitos de intercâmbio e recoleção com o protocolo OAI-PMH

Vinculação das imagens dos documentos digitalizados à descrição dentro do sistema de gestão de arquivos.

O objeto desta petição de subvenção é só atender às duas primeiras Fases que consistirá nos processos mais básicos para podermos organizar os diferentes fundos documentais.

Desenvolvimento da Fase 1:

Museu:

É necessário inventariar e organizar os quadros e os outros objetos da doação, assim como comprovar o seu estado de conservação. A descrição contemplará a introdução de dados numa aplicação informática que permita a sua posterior incorporação a sistemas automatizados de gestão de museus como o programa Domus,  utilizado na maioria dos museus do Estado.

1) Criação de base da dados documental exportável a .csv com os dados mínimos que permitam o inventário das diferentes peças: número de inventário, tipo de objeto, autor, título, datação, tipo de material, dimensões, estado de conservação, descrição, fotografia e localização.

2) Inventariado na base de dados dos objetos museísticos que inclui a fotografia do objeto.

3) Armazenamento das obras pictóricas envoltas em papel tissue, ou outro material que permita assegurar a sua conservação, e anotadas com número de inventário e etiqueta de assinatura para permitir a sua localização

3) O inventário será consultado com o proprietário da doação que poderá aportar dados relevantes como a autoria e a cronologia das obra.

4) O inventário será atualizado na base de dados com toda a informação possível das peças.

5) O resultado desta fase permitir-nos-á conhecer o número de objetos, o seu estado de conservação e determinar aqueles objetos que interesse conservar na Fundação e aqueles que poderão ser oferecidos em doação ou depósito a outras instituições que possam estar interessados nestas obras.

Biblioteca:

A base de dados atual não permite estabelecer um sistema de controle normalizado do fundo documental o que nos levará em primeiro lugar a modificar a base de dados e posteriormente a catalogar os documentos.

Base de dados:

Modificar-se-á a base de dados atual incorporando novos campos: edição, datas (edição, impressão...), lugar de edição/publicação, editora/impressora, campo de descrição e localização.

Livros e folhetos:

1) Nesta fase não se corregerá o fundo já introduzido previamente. Continuar-se-á a catalogar o fundo novo não catalogado (aproximadamente 3.000 documentos entre livros e folhetos).

2) Separar-se-ão  os duplicados que serão eliminados da base de dados. Os duplicados serão incluídos num novo listado em folha de cálculo com a maior parte dos dados que permita que possam ser oferecidos a outras entidades.

3) Os livros continuarão colocando-se nas prateleiras da biblioteca. Os folhetos serão organizados em pastas classificadores ou, dependendo do seu formato, em unidades de instalação que permitam a sua organização e ordenação em bom estado e que permita a sua pronta localização.

Revistas:

1) As revistas serão catalogadas  na mesma base documental que os livros e folhetos.

2) Organizar-se-ão os números das revistas e retirar-se-ão e os duplicados. Os números de revista serão incluídos no apartado de descrição da base de dados.

3) Os duplicado serão incluídos numa folha de cálculo que permita indicar tanto o título e os números duplicados e conhecermos, a modo de inventário, o número de exemplares duplicados de cada número da publicação.

4) Os exemplares duplicados serão oferecidos a outras entidades que possam ter interesse neles.

Uma vez acabada esta fase, vai permitir-se a consulta na sede da fundação dos documentos bibliográficos.

Arquivo:

Esta parte do fundo documental doado é o que oferece um estado mais desorganizado e o que ocupará a maior parte do tempo de desenvolvimento desta fase do projeto.

Vai intentar-se respeitar a origem e procedência da documentação mantendo a sua estrutura segundo se vaia revisando a documentação no estado em que chegou.

1) Vai criar-se uma base de dados própria na que permita descrever o inventário dos documentos nas unidades de instalação: número de unidade de instalação, expediente/documento, descrição, possível série documental, possível fundo documental. De maneira que posteriormente nos permita ir avançando na realização do Quadro de Classificação.

2) Instalação da documentação nas unidades de instalação e descrição da mesma. Neste passo aproveitaremos para limpar a documentação e retirada dos objetos metálicos, observação da existência de insetos ou fungos e tratamento dos documentos em caso de os detetar.

3) Conservar-se-ão as fotocópias de documentos em quanto não se encontrem os originais. Em caso de existirem originais serão destruídos. Se não houver originais serão   conservados até a fase de classificação do fundo documental.

4) Organizar-se-ão as notas de imprensa, recortes... que se encontrem soltas e não formando parte de expedientes até o momento de poderem ser incorporadas ao expediente correspondente, no caso de se encontrar. De não existir expediente serão conservadas em álbuns que permitam conservar esta documentação de maneira organizada.

5) Do processo de organizar a documentação nas unidades de instalação poderemos extrair possíveis séries e possíveis fundos documentais que nos permitirão posteriormente determinar o Quadro de Classificação e a Classificação do fundo documental de arquivo da doação (Fase 2).

6) Assinalar-se-ão aqueles expedientes e/ou documentos que pela sua importância possam ser digitalizados em posteriores fases com a finalidade de assegurar a sua conservação e a sua difusão e que possam ser integrados em repositórios de documentação de interesse galego.

Os documentos ainda não são acesíveis ao público mas podem ser consultados polos investigadores que o demandarem.

 Aceso á descrição do fundo documental

Inventário Fundo Fontenla

Quadro de Classificaçao Documental

 

Primeira Fase 2019